Downloads und Materialien

Leitfaden für das Pfarrbüro

Der Leitfaden ist als Arbeitshilfe für die Pfarramtssekretärinnen im Kirchenbüro gedacht.

Er ist systematisch aufgeteilt und hat nach dem Einleitungsteil vier Bereiche zum Nachschlagen: Stichwortverzeichnis Pfarrbüro, Stichwortverzeichnis Friedhof, Muster, Aufbau der Landeskirche.

Der Leitfaden wurde von einer Arbeitgruppe Pfarramtssekretärinnen und der Fachberatung für diese Berufsgruppe erarbeitet. Die Kosten für die Erstellung hat das LKA übernommen. Je ein Exemplar wurde allen Kirchengemeinden, den Superintendenturen, den Kirchenkreisämtern und den Mitarbeitervertretungen kostenlos im Dezember 2002 über die Kirchenkreisämter zugesandt.

DIN A 5 Ordner in Loseblattsammlung
Artikelnummer: 542030

• Download der letzten Aktualisierung (Stand: September 2006)

MEWIS NT

Die Firma Comramo bietet für das Meldewesen MEWIS NT ein Newsletter-Archiv an. Es ist möglich, nach Stichworten zu suchen. Zusätzlich werden beim Klick auf einen Newsletter die behandelten Themen angezeigt.

• Zum Newsletter-Archiv der Firma Comramo.

Sie können auch folgende Hotline-Nummer anrufen: 0511-12401-360. Diese Hotline ist kostenlos. Sie erreichen die Mitarbeiter:
Montag bis Donnerstag von 08.00 bis 16.00 Uhr
und Freitag von 08.00 bis 15.00 Uhr.

Arbeitsplatzbeschreibung

Der Kirchenvorstand sollte gemeinsam mit der Pfarramtssekretärin/-sekretär eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen. Die Arbeitsplatzbeschreibung ist umfassender als eine Dienstanweisung. In der Arbeitsplatzbeschreibung werden die einzelnen Arbeitsvorgänge genauer definiert und entsprechende Zeitangaben zugeordnet. Diese Beschreibung sollte gleich zu Beginn  der Aufnahme der Tätigkeit im Pfarrbüro erstellt werden. Sie ist bei Änderung mit dem Kirchenvorstand und Sekretärin zu überarbeiten.

• Arbeitsplatzbeschreibung
• Formular für die Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung

Dienstanweisung

Für die Dienstanweisung gibt es ein Formblatt. Es wird von Kirchenvorstand ausgefüllt. Darin legt der Kirchenvorstand als Arbeitgeber fest, welche Tätigkeiten im Einzelnen von der Mitarbeiterin durchzuführen sind. Daher soll das Muster an den entsprechenden Stellen so ausgefüllt werden, dass die Aufgaben relativ genau beschrieben sind. Dies bedeutet natürlich nicht, dass nicht über die Dienstanweisung hinaus einzelne Tätigkeiten vom Kirchenvorstand später noch angeordnet werden können. 

• Dienstanweisung
• Anlage zur Dienstanweisung für Pfarramtssekretärinnen 

Die Anlage ist eine Sammlung von möglichen Aufgaben in einem Pfarrbüro.

Aktenplan

Die „Schriftgutordnung mit Aktenplan für Kirchengemeinden, Kirchenkreisämter usw. in der evangelischen Kirche” von 1980 wurde durch Rundverfügung des Landeskirchenamtes (G 21/81 vom 14.07.1981) für alle Kirchengemeinden und Kirchenkreise der hannoverschen Landeskirche eingeführt und ist bis heute in dieser Fassung gültig.

• Aktenplan

Aufbewahrungs- und Kassationsfristen

Hierbei unterscheidet man zwischen Registratur, Altregistratur und Archiv. In der Registratur ist nur das Schriftgut aufzubewahren, das zur Erfüllung der laufenden Aufgaben benötigt wird. In der Altregistratur ist das Schriftgut aufzubewahren, dass nicht mehr benötigt wird, aber befristet aufbewahrt werden muss. Im Archiv ist das archivwürdige Schriftgut dauernd aufzubewahren, das von der Verwaltung nicht mehr benötigt wird.

Das landeskirchliche Archiv hat auf der Grundlage der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung ein Hinweisblatt mit den einzelnen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.

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