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Foto: Susanne Ruge, Grafik: HkD

Downloads und Materialien

leitfaden
Quelle: HkD

Leitfaden für das Pfarrbüro

Der Leitfaden ist als Arbeitshilfe für die Pfarramtssekretärinnen im Kirchenbüro gedacht.

Er ist systematisch aufgeteilt und hat nach dem Einleitungsteil vier Bereiche zum Nachschlagen: Stichwortverzeichnis Pfarrbüro, Stichwortverzeichnis Friedhof, Muster, Aufbau der Landeskirche.

Der Leitfaden wurde von einer Arbeitgruppe Pfarramtssekretärinnen und der Fachberatung für diese Berufsgruppe erarbeitet. Die Kosten für die Erstellung hat das LKA übernommen. Je ein Exemplar wurde allen Kirchengemeinden, den Superintendenturen, den Kirchenkreisämtern und den Mitarbeitervertretungen kostenlos im Dezember 2002 über die Kirchenkreisämter zugesandt.

DIN A 5 Ordner in Loseblattsammlung
Artikelnummer: 542030

MEWIS NT

Die Firma Comramo bietet für das Meldewesen MEWIS NT Einführungsseminare an, sowohl online als auch in Hannover.

MEWIS NT 2.0 Kirchenbuchschulungen finden online statt.

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Arbeitsplatzbeschreibung

Der Kirchenvorstand sollte gemeinsam mit der Pfarramtssekretärin/-sekretär eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen. Die Arbeitsplatzbeschreibung ist umfassender als eine Dienstanweisung. In der Arbeitsplatzbeschreibung werden die einzelnen Arbeitsvorgänge genauer definiert und entsprechende Zeitangaben zugeordnet. Diese Beschreibung sollte gleich zu Beginn der Aufnahme der Tätigkeit im Pfarrbüro erstellt werden. Sie ist bei Änderung mit dem Kirchenvorstand und Sekretärin zu überarbeiten.

Dienstanweisung

Für die Dienstanweisung gibt es ein Formblatt. Es wird von Kirchenvorstand ausgefüllt. Darin legt der Kirchenvorstand als Arbeitgeber fest, welche Tätigkeiten im Einzelnen von der Mitarbeiterin durchzuführen sind. Daher soll das Muster an den entsprechenden Stellen so ausgefüllt werden, dass die Aufgaben relativ genau beschrieben sind. Dies bedeutet natürlich nicht, dass nicht über die Dienstanweisung hinaus einzelne Tätigkeiten vom Kirchenvorstand später noch angeordnet werden können. 

Die Anlage ist eine Sammlung von möglichen Aufgaben in einem Pfarrbüro.

Aktenplan

Die „Schriftgutordnung mit Aktenplan für Kirchengemeinden, Kirchenkreisämter usw. in der evangelischen Kirche” von 1980 wurde durch Rundverfügung des Landeskirchenamtes (G 21/81 vom 14.07.1981) für alle Kirchengemeinden und Kirchenkreise der hannoverschen Landeskirche eingeführt und ist bis heute in dieser Fassung gültig.

Aufbewahrungs- und Kassationsfristen

Hierbei unterscheidet man zwischen Registratur, Altregistratur und Archiv. In der Registratur ist nur das Schriftgut aufzubewahren, das zur Erfüllung der laufenden Aufgaben benötigt wird. In der Altregistratur ist das Schriftgut aufzubewahren, dass nicht mehr benötigt wird, aber befristet aufbewahrt werden muss. Im Archiv ist das archivwürdige Schriftgut dauernd aufzubewahren, das von der Verwaltung nicht mehr benötigt wird.

Das landeskirchliche Archiv hat auf der Grundlage der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung ein Hinweisblatt mit den einzelnen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.

Wissensweitergabe für Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre

Ein Auszug aus der Broschüre "www Wissen - Würdigen - Weitergeben" mit allen Informationen, die für Pfarramtssekretäre/innen wichtig sind.